Szanowni Beneficjenci,
Jednym z zadań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) w ramach obsługi środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej jest kontrola zamówień publicznych udzielanych przez Beneficjentów projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Za przeprowadzenie wyżej wymienionych kontroli odpowiada w Departamencie Prawnym Wydział Zamówień Publicznych. Proces kontroli zamówień publicznych odbywa się w oparciu o Roczny Plan Kontroli. W zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, prowadzone są dwa rodzaje kontroli zamówień publicznych:
- kontrole ex-ante - przed podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia publicznego (przeprowadzenie kontroli ex-ante zostało zwieszone przez CPPC od dnia 12 września 2018 r. za wyjątkiem projektów realizowanych w ramach I osi POPC),
- kontrole ex-post - po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne.
Kontrola procedur udzielenia zamówień publicznych jest prowadzona na podstawie dokumentów przekazanych przez beneficjentów.
Jako Instytucja Pośrednicząca zobowiązana do prowadzenia kontroli ex-post zamówień udzielanych przez Państwa w ramach projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa przypominamy o konieczności przekazywania kompletnej dokumentacji przeprowadzonych postępowań.
Kompletna dokumentacja przetargowa dla postepowań prowadzonych zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm., dalej: „ustawa Pzp”) między innymi powinna zawierać:
- plan zamówień przewidziany na dany rok oraz rejestr udzielonych zamówień,
- wniosek o wszczęcie postępowania, dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia,
- Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (dalej: „SIWZ”),
- ogłoszenie o zamówieniu wraz z potwierdzeniem publikacji,
- wyjaśnienia treści SIWZ,
- pytania wykonawców wraz z udzielonymi odpowiedziami,
- kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej,
- korespondencję, uzupełnienia i wyjaśnienia z etapu oceny ofert,
- informacje o wykluczeniu wykonawcy, odrzuceniu ofert,
- zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców,
- protokół z postępowania,
- zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców,
- korespondencję oraz dokumentację w przypadku gdy miało miejsce zastosowanie środków ochrony prawnej przez wykonawców,
- kopię umów/umowy zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami,
- ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wraz z potwierdzeniem publikacji.
Natomiast dokumentacja jaką należy przekazać do kontroli ex-post po przeprowadzeniu postępowania wyboru wykonawcy na podstawie „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” (dalej: „Wytyczne”) powinna przede wszystkim zawierać:
- dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia,
- potwierdzenie publikacji ogłoszenia w bazie konkurencyjności/na stronie internetowej zamawiającego/rozesłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców (w zależności od trybu wyboru wykonawcy zamówienia);
- zapytanie ofertowe wraz z kompletem załączników,
- kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej,
- korespondencję z wykonawcami,
- protokół z postępowania,
- oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych,
- kopię umowy/umów zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami.
Szczególną uwagę zwracamy na obowiązek przekazania do kontroli planu zamówień publicznych oraz rejestru udzielonych zamówień oraz dokumentów potwierdzających złożenie ofert w terminie, np. kopii kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej.
Przypominamy również, że jednym z elementów prowadzonej kontroli jest weryfikacja prawidłowości wyliczenia szacunkowej wartości zamówienia. W związku z tym zwracamy uwagę na konieczność przedstawienia dokumentów związanych z określeniem szacunkowej wartości zamówienia.
Przekazanie kompletnej dokumentacji w bardzo dużym stopniu wpływa na usprawnienie weryfikacji postępowań przez Wydział Zamówień Publicznych, w związku z powyższym zwracamy się z prośbą o przekazywanie wszelkiej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.
Dodatkowo wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom i wątpliwościom związanym z procesem przekazywania dokumentacji do kontroli przedstawiamy przykładowe listy dokumentów jakie należy przedłożyć do CPPC do kontroli ex-post wraz z ich przykładowym spisem.
Tryby pozaustawowe
Postępowania przeprowadzone zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych
Jednocześnie oddajemy w Państwa ręce materiały, przygotowane przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju oraz Komisję Europejską, które pomogą uniknąć błędów popełnianych podczas udzielania zamówień publicznych w trybach pozaustawowych w ramach projektów realizowanych z POPC 2014-2020.
Zachęcamy do stosowania załączonych wzorów.
